El término oficina virtual se está escuchando más y más cada día, surgiendo muchas dudas en relación a ¿qué es una oficina virtual? ¿cómo funciona? y ¿cuáles son sus beneficios? A continuación, indagaremos un poco en el mundo de las oficinas virtuales y buscaremos respuesta a todas estas interrogantes.
El mundo ha cambiado y los negocios no son una excepción. El desarrollo tecnológico de la última década ha influido de manera importante en la forma de hacer negocios. El ámbito de los negocios se ha volcado a la nueva era digital, contribuyendo de esta forma al proceso de globalización. Con el objetivo de mantenerse a flote en esta dinámica y competitiva realidad, algunas empresas han tomado la decisión de optimizar costos operativos, reduciendo los gastos fijos de alquiler de oficina, optando por el servicio de oficina virtual. Esta decisión les permite tener presencia en el universo digital y competir ofreciendo sus productos y servicios.
La oficina virtual ofrece la posibilidad de manejar el negocio remotamente, sin la necesidad de un espacio físico y todos sus costos asociados. Este servicio, encaja perfectamente en las nuevas prácticas empresariales y forma de trabajo, las cuales involucran cada vez más flexibilidad y atención remota. Tomando en consideración lo anterior, hoy en día son muchas las compañías que buscan contratar el servicio de oficina virtual, permitiéndoles trabajar desde cualquier lugar del mundo.
¿Qué es una oficina virtual?
La oficina virtual es el servicio por medio del cual una empresa obtiene una dirección física o domicilio fiscal en una ciudad, así́ como la asignación exclusiva de una línea telefónica local, a través de la cual sus clientes podrán contactarle. En pocas palabras, la oficina virtual le otorga los beneficios de mantener una “presencia física” a través de una plataforma digital.
¿Cuáles son los servicios que ofrece una oficina virtual?
Una vez contratados los servicios de oficina virtual, el cliente podrá́ contar con una serie de beneficios que le ayudarán a establecerse de forma local en Ciudad de Panamá́, al momento de realizar los trámites de constitución de sociedad, aviso de operaciones de la empresa y apertura de cuenta bancaria, entre otros.
- Dirección Comercial: uno de los mayores inconvenientes a los que se enfrentan las empresas remotas es la falta de una dirección comercial. Contratando los servicios de una oficina virtual, se obtiene una dirección profesional de negocios, la cual se podrá́ usar en la constitución de la sociedad, apertura de cuenta bancaria, papelería de la empresa, tarjetas de presentación, pagina web, redes sociales, e-commerce y Google My Business, entre otros; proporcionando la imagen y solidez que la empresa desea proyectar.
- Línea Telefónica: este servicio les permite a las empresas contar con presencia comercial a través de un número de teléfono local, el cual además será́ atendido de forma profesional y personalizada (servicio de recepción de llamadas). Por ejemplo: “Buenos días, gracias por llamar al Grupo ABC, en qué puedo ayudarle…”
- Servicio de Redirección de Llamadas: es una parte fundamental de los servicios de oficina virtual, como sabemos, los colaboradores de la empresa no están situados de forma física en la dirección comercial, es por esto que, a través del servicio de redirección de llamadas, bajo instrucciones del cliente, existirá la posibilidad de transferir las llamadas a un número telefónico previamente seleccionado. También se podrá configurar un mensaje personalizado a través de la central telefónica y transferir las llamadas al departamento correspondiente, por ejemplo: “Gracias por llamar a Grupo ABC, para ventas marque 1…”
- Buzón de Voz: el servicio de correo de voz digital le permitirá configurar un saludo personalizado para aquellas llamadas sin contestar, y acceder a los mensajes en tiempo real a través de una plataforma en línea.
- Recepción y manejo de correspondencia: le ofrece al cliente la posibilidad de recibir y manejar la correspondencia en la dirección comercial contratada, de forma segura y privada.
¿Cuales son los beneficios de una oficina virtual?
Independientemente de si se trata de una empresa multinacional que busca expandir sus operaciones y tener presencia de forma progresiva en el mercado local, o si se trata de una empresa pequeña recién constituida, o emprendedor; la figura de oficina virtual le otorga la flexibilidad y presencia necesaria.
Actualmente, nos encontramos frente a una realidad nunca antes vista, en respuesta a la crisis sanitaria producto del COVID-19, la mayoría de las empresas han tomado la decisión de trasladar a sus colaboradores a casa, en resguardo su salud; siendo el teletrabajo la nueva modalidad. Sin embargo, al momento de requerir organizar una reunión física, al contar con una oficina virtual, la empresa tiene la flexibilidad de contratar los servicios de oficina privada por día y utilizar las salas de reunión disponibles en la sede del Business Center o Coworking escogido.
Desde el punto de vista económico, el impacto que ha tenido la pandemia ha forzado a muchas empresas a reducir sus costos operativos. La oficina virtual es una excelente opción para aquellas empresas que han modificado su esquema de operaciones, ya que pueden lograr una reducción en los costos asociados al alquiler de oficina hasta en un 90%.
Seguramente están familiarizados con la frase usada en el mundo de Bienes Raíces: “La ubicación lo es todo”. En el mundo de los negocios funciona de la misma forma. Una oficina virtual otorga la posibilidad de establecerse estratégicamente en el centro de negocios de la ciudad, permitiéndole contar con presencia comercial en Panamá y a la vez manejar el negocio de forma flexible, desde cualquier parte del mundo.
Tu oficina virtual en EWoffice.
Si eres emprendedor, empresario de la pequeña o mediana industria y necesitas una oficina virtual, puedes hacerlo con nosotros. En EWoffice tendrás a tu disposición todos los servicios que requieres para el desarrollo y construcción de la imagen de tu negocio. Nuestras oficinas virtuales incluyen los servicios de dirección comercial o dirección fiscal, línea telefónica de uso exclusivo, recepción de llamadas, redirección de llamadas, buzón de voz, recepción y manejo de correspondencia. Adicionalmente, también ofrecemos todos los servicios de Coworking, a través del cual podrás disfrutar de pasadías en nuestros espacios abiertos de trabajo, alquiler de salas de reuniones, alquiler de salas de conferencias, alquiler de oficinas privadas por día / mes, entre otros.
Para más información puede visitarnos en nuestra exclusiva sede ubicada en Boulevard Costa del Este, PH Financial Park, piso 17, Costa del Este, Ciudad de Panamá y a través de nuestra central telefónica al número +507 310.0999 y el correo ventas@ewoffice.com
